Politique de protection des données personnelles

Mise à jour le 27 novembre 2020

1. Introduction
 
Le groupe Polylogis, bailleur social indépendant, est spécialisé dans la construction, la rénovation, l’aménagement et la gestion de logements sociaux.    
 
Le groupe Polylogis possède près de 80.000 logements sociaux par l’intermédiaire de ses filiales.
 
Dans le cadre de ses activités, le GIE LogiRep LogiStic du groupe Polylogis met à disposition des clients de ses entités, un espace locataire accessibles à l’adresse :  https://espacelocataire.polylogis.fr
 
Les entités du groupe Polylogis, en tant que Responsables de traitement de données personnelles, s’engagent à respecter les dispositions du règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles et la législation française en matière informatique et libertés.
 
Ainsi : 
  • Aucune donnée n’est commercialisée ni revendue à un tiers.
  • Les données ne sont collectées que pour des finalités précises qui ont toutes pour objectif commun de vous faire part de nos produits et nos services dans un souci constant d’améliorer notre offre et de vous satisfaire.
  • Ne sont collectées que les données qui sont nécessaires aux traitements en fonction de leurs finalités.
 
Le présent document a pour objet de préciser les modalités de mise en œuvre des traitements de données personnelles effectués dans le cadre de l’accès à l’espace locataire sur le site internet https://espacelocataire.polylogis.fr
 
 
2. Définitions
 
  • Donnée personnelle ou donnée personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale;
 
  • Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction;  
 
  • Responsable de traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; 
 
  • Sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement ;  
 
  • Destinataire : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données personnelles, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. 
 
  • Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données personnelles la concernant fassent l'objet d'un traitement ;
 
  • Site Internet : Désigne le site internet exploité par les entités du groupe Polylogis 
 
  • Utilisateur : Toute personne physique ou morale qui, en tant que client ou visiteur, accède au site internet du groupe Polylogis
 
 
3. Qui collecte les données personnelles ?
 
Le présent site, https://espacelocataire.polylogis.fr, est créé par le GIE LogiRep LogiStic , dont le siège social est situé au 127 rue Gambetta – BP 135, 92154 Suresnes Cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le Nº 440 187 987. Le GIE LogiRep LogiStic est co-responsable de traitement. 
 
Les responsables du traitement sont les entités légales du groupe Polylogis, à savoir : LogiRep, LogiOuest et Trois Moulins Habitat. Les données personnelles sont collectées pour ces sociétés. 
 
Pour les locataires du bailleur social LogiRep :
    Le responsable de traitement est LogiRep - 127 rue Gambetta 92154 Suresnes Cedex
 
Pour les locataires du bailleur social LogiOuest
    Le responsable de traitement est LogiOuest - 13 boulevard des Deux Croix CS 83029 49017 Angers Cedex 02
 
Pour les locataires du bailleur social Trois Moulins Habitat 
    Le responsable de traitement est Trois Moulins Habitat - 60 rue des Meuniers BP 1826 77950 Rubelles 
 
 
4. Qui est le délégué à la protection des données personnelles ?
 
Le Délégué à la protection des données est ID-Logism, 13-15 rue Buffon – 75005 PARIS.
 
 
5. À quel moment collectons-nous vos données personnelles ?
 
Nous collectons des données personnelles auprès de vous lorsque :
 
  • Vous créez votre compte d’accès au site  
  • Vous vous connectez au site
  • Vous visitez notre site 
  • Vous nous contactez c’est-à-dire lorsque vous effectuez une demande directement sur notre site internet 
  • Vous nous transmettez par notre site internet, des documents pour le traitement de votre demande

 

 
6. Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?
 
Nous traitons les données personnelles suivantes :
 
  • données relatives à votre IDENTITÉ dont : votre civilité, votre nom, votre prénom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou votre adresse de courrier électronique, 
  • données ECONOMIQUES ET FINANCIÈRES dont : données bancaires ou postales, mandat Sépa rempli, dette de loyer, charges et loyers, attestation d’assurance, demande de prélèvement sur ordre  
  • données TECHNIQUES dont : votre adresse IP 
  • données relatives aux COOKIES vous concernant.
  • données statistiques concernant votre activité sur nos pages de réseaux sociaux : YouTube, twitter, blog Polylogis. Pour plus d’information voir ci-dessous).  
 
 
7. Quelles sont les finalités de la collecte de vos données personnelles ?
 
Les traitements de données personnelles réalisés par les entités légales du groupe Polylogis s’appuient tous sur une base légale définie ci-dessous. 
 
Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur le contrat :
 
  • La gestion des rapports locatifs ;
  • Le paiement en ligne du loyer et charges auprès de votre bailleur ;
  • La mise à disposition de documents relatifs à votre location du type : avis d’échéance, quittance de loyer , attestation d’assurance etc.
  • La consultation de votre compte locataire (visualisation de vos paiements et/ou impayés locatifs)
 
Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur l’intérêt légitime du responsable de traitement :
  • La gestion des sollicitations ou demandes d’information que vous auriez transmises aux  services du responsable du traitement. 
 
Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur votre consentement qui aura été obtenu préalablement à l’envoi de proposition ; votre consentement est retirable à tout moment : 
  • La réalisation de statistiques de mesures de fréquentation du site internet 
 
 
8. A qui vos données sont transmises ?
 
Toutes les informations collectées sont réservées à l’usage des services concernés du bailleur et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires suivants : 
 
  • les services internes des entités légales du groupe Polylogis ou les fonctions support du GIE LogiRep-LogiStic (informatique, juridique, qualité  etc.) ;
  • les sous-traitants habilités contractuellement tels que les entreprises prestataires de travaux ; 
  • le syndic de copropriété si nécessaire ;
  • les organismes et institutions habilités par la loi dont ceux liés au logement social tels que : les autorités de contrôles, les instances et organismes sociaux compétents (tel que le fond de solidarité pour le logement), les organismes fiscaux ;
 
Tous ces destinataires auront accès aux seules données strictement nécessaires à l’exercice de leur mission. 
 
 
9. Quels sont mes droits sur mes données personnelles et comment les exercer ?
 
Conformément à la Loi Informatique et Libertés et à la réglementation européenne sur la protection des données personnelles, vous disposez de droits sur les données vous concernant.
 
Droit d’accès
 
Vous avez le droit de demander confirmation au responsable de traitement que vos données font bien l’objet d’un traitement et obtenir les informations relatives à ce traitement (finalités, destinataires etc…).
 
Droit de rectification et d’effacement des données
 
Vous pouvez demander la rectification de vos données lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes. 
Vous pouvez demander l’effacement de vos données dans certaines situations, lorsque par exemple vous vous êtes opposé au traitement ou lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
 
Droit à la limitation du traitement
 
Ce droit peut s’exercer dans plusieurs situations. Vous pouvez par exemple demander la limitation du traitement que nous opérons sur vos données pendant la période de vérification de l’exactitude de vos données par le responsable de traitement ou bien préférer la limitation du traitement à l’effacement de vos données.
 
► Droit d’opposition au traitement
 
Le droit d'opposition peut s’exercer à tout moment au traitement dans les situations suivantes :
 
  • Lorsque les données sont traitées à des fins de prospection commerciale
  • Lorsque votre situation particulière justifie la fin du traitement
  • Lorsque le traitement de vos données est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par les entités du groupe Polylogis
  • Lorsque le traitement de vos données est fondé sur le profilage.
 
Le cas échéant, vos données personnelles ne seront plus traitées, à moins de démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant que le traitement prévaut sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
 
 
Droit à la portabilité de vos données
 
Vous avez le droit de demander à l’entité de vous transmettre les données personnelles qui vous concernent et que vous avez fournies. L’entité du groupe Polylogis vous les fournira dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
 
 
► Droit de définir le sort de vos données après le décès
 
Vous avez la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.
 
 
Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (la Commission Nationale Informatique et Libertés)
 
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous considérez que le traitement de données personnelles qui vous concerne constitue une violation à la législation française en matière Informatique et Liberté, au Règlement Européen sur la Protection des 
 
 
Comment exercer vos droits ?
 
Pour exercer ces droits, il faut contacter le délégué à la protection des données de votre société bailleur. 
 
Pour la société Logirep :
  • Par email à : dpo.logirep@polylogis.fr
  • ou par courrier : « A l’attention du Délégué à la Protection des Données de Logirep, 
      127 rue Gambetta 92150 Suresnes cedex ».
 
Pour la société LogiOuest :
  • Par email à : dpo.logiouest@polylogis.fr
  • ou par courrier : « A l’attention du Délégué à la Protection des Données de LogiOuest, 
      13 boulevard des Deux Croix CS 83029 49017 Angers Cedex 02 ».
 
Pour la société Trois Moulins Habitat :
  • Par email à : dpo.tmh@polylogis.fr
  • ou par courrier : « A l’attention du Délégué à la Protection des Données de Trois Moulins Habitat,
      60 rue des Meuniers BP 1826 77950 Rubelles».
 
Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données, le courrier de demande doit être signé et une copie (scannée si c’est par voie électronique) de la pièce d’identité de la personne exerçant ses droits doit être jointe.
Sous réserve d’un manquement aux dispositions ci-dessus, la personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07  
 
 
10. Droit de m’opposer au démarchage téléphonique
 
Vous avez le droit de vous opposer au démarchage téléphonique en inscrivant gratuitement votre numéro de téléphone fixe / mobile sur le site www.bloctel.gouv.fr ou par courrier à l’adresse suivante : Société Opposetel, Service Bloctel, 6 rue Nicolas Siret, 10 000 Troyes.
 
 
11. Quels sont les cookies utilisés et comment les gérer ?
 
Définition : un cookie est un fichier déposé par une entreprise sur votre ordinateur (ainsi que tablette ou smartphone) qui permet d’enregistrer des informations.
 
Les différents types de cookies
 
o Les cookies de fonctionnement du site internet :
Ces cookies sont indispensables à votre navigation et vous permettent d'utiliser les fonctionnalités principales du site https://espacelocataire.polylogis.fr
En cas de désactivation, la navigation sur le site pourra être dégradée.
 
o Les cookies de mesures d’audience :
Ces cookies sont déployés afin d’obtenir des informations sur votre navigation. Ils permettent notamment de comprendre comment vous êtes arrivés sur le site https://espacelocataire.polylogis.fr. Ils permettent aussi d’établir des statistiques sur la fréquentation et la performance de notre site.
 
Durée de conservation des cookies de mesures d’audience : 
12 mois à compter de votre acceptation de ces cookies sauf retrait de vote consentement à tout instant.
 
Information concernant les liens vers les réseaux sociaux & YouTube :
 
En vous connectant sur les réseaux sociaux YouTube, twitter, blog Polylogis, Ils collectent des données personnelles pour leurs propres finalités.
 
Nous vous invitons à consulter la politique de protection des données de ces sites partenaires.
 
 
Twitter
 
 
 
LinkedIn
 
 
 
YouTube 
 
 
Pour exercer vos droits sur les données collectées par les tiers sur leur site à leurs fins ou pour toute question sur ces traitements vous pouvez les contacter directement
 
Comment gérer les cookies sur le site https://espacelocataire.polylogis.fr ?
 
 
Première solution :
 
Revenir au Bandeau de gestion cookies apparu lors de votre première visite sur le site https://espacelocataire.polylogis.fr/ en cliquant ici : « indiquer le lien » 
 
 
Deuxième solution : 
 
Vous pouvez configurer votre navigateur de sorte à ce que des cookies soient enregistrés dans votre terminal ou, au contraire, qu'ils soient rejetés. 
 
La configuration de chaque navigateur est différente : elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permet ainsi de savoir comment modifier ses souhaits en matière de cookies. 
 
Afin d'exercer ses choix, vous pouvez consulter les pages suivantes :
 
 
 
12. Combien de temps mes données sont-elles conservées ?
 
Les informations sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités indiquées ci-dessus à savoir : le temps de la relation contractuelle et jusqu’à l’extinction complète des obligations contractuelles ou légales des parties. Ces données peuvent ainsi être conservées afin de permettre au bailleur d’exercer une action en justice.
 
Toutes ces données font l’objet d’un archivage afin de répondre à une obligation légale ou réglementaire, pour notamment permettre : 
 
  • la réalisation d’un contrôle de l’Agence nationale de contrôle du logement social (ANCOLS)  sans pouvoir dépasser 6 ans à compter de la fin du bail ou du paiement complet des loyers et charges dus au bailleur ;
  • le respect d’une obligation de conservation comptable ou fiscale. 
 
 
13. Comment sont protégées vos données personnelles ?
 
Un certain nombre de mesures et d'outils de sécurité sont mis en place afin de s’assurer que les données personnelles en notre possession sont protégées contre la réalisation accidentelle ou non, de toute destruction, divulgation, perte ou altération de vos données. Les mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées sont prévues dont : le recours à un certificat de sécurité HTTPS sur toutes les pages du site, des sauvegardes régulièrement afin d’assurer une continuité de service, des mises à jour des composants des serveurs.
 
Enfin, les données collectées sont exclusivement celles nécessaires à la réalisation des finalités indiquées ci-dessus et celles-ci sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire à la réalisation de ces finalités.
 
 
14. Mise à jour : 
 
Le responsable de traitement peut être amené à mettre à jour ce document à tout moment en raison notamment de la mise en œuvre de nouveaux services ou technologies ou l’évolution du cadre législatif et réglementaire.
 
Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication du nouveau document sur notre site internet https://espacelocataire.polylogis.fr