Politique de protection des données personnelles

Politique de protection des données personnelles de l’espace locataire

 

Mise à jour le 21 juillet 2022

 

1. Introduction

 

Le Groupe Polylogis, bailleur social indépendant, est spécialisé dans la construction, la rénovation, l’aménagement et la gestion de logements sociaux.    

Dans le cadre de ses activités, le Groupe Polylogis met à disposition des clients de ses entités, un espace locataire accessible à l’adresse :  https://espacelocataire.polylogis.fr

Les entités du Groupe Polylogis, en tant que Responsables de traitement de données personnelles, s’engagent à respecter les dispositions du règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles et la législation française en matière informatique et libertés.

Ainsi : 

  • Aucune donnée n’est commercialisée ni revendue à un tiers.
  • Les données ne sont collectées que pour des finalités précises qui ont toutes pour objectif commun de faciliter nos échanges dans le cadre de la vie du bail
  • Ne sont collectées que les données qui sont nécessaires aux traitements en fonction de leurs finalités.

 Le présent document a pour objet de préciser les modalités de mise en œuvre des traitements de données personnelles.

 

 2. Définitions 

  • Donnée personnelle : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale;
  • Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction;  
  • Responsable de traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ; 
  • Sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement ;  
  • Destinataire : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données personnelles, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. 
  • Consentement : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données personnelles la concernant fassent l'objet d'un traitement ;
  • Site Internet : le site internet exploité par les entités du groupe Polylogis 
  • Utilisateur : Toute personne physique ou morale qui, en tant que client accède au site internet du groupe Polylogis

 

3. Qui collecte les données personnelles ?

 

Le présent site, https://espacelocataire.polylogis.fr, est administré par le GIE LogiRep LogiStic , dont le siège social est situé au 127 rue Gambetta – BP 135, 92154 Suresnes Cedex, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le Nº 440 187 987. Le GIE LogiRep LogiStic est co-responsable de traitement. 

Les responsables du traitement sont les entités légales du groupe Polylogis, à savoir : LogiRep, LogiOuest, Scalis et Trois Moulins Habitat.

 

► Pour les locataires du bailleur social LogiRep :

    Le responsable de traitement est LogiRep - 127 rue Gambetta 92154 Suresnes Cedex

 

► Pour les locataires du bailleur social LogiOuest : 

    Le responsable de traitement est LogiOuest - 13 boulevard des Deux Croix CS 83029 49017 Angers Cedex 02

 

► Pour les locataires du bailleur social Trois Moulins Habitat 

    Le responsable de traitement est Trois Moulins Habitat - 60 rue des Meuniers BP 1826 77950 Rubelles 

 

► Pour les locataires du bailleur social Scalis 

    Le responsable de traitement est Scalis – 14/16 rue Saint Luc - BP 315 - 36006 Châteauroux Cedex

 

4. Qui est le délégué à la protection des données personnelles ?

Le Délégué à la protection des données est ID-Logism, 13-15 rue Buffon – 75005 PARIS. 

 

5. À quel moment collectons-nous vos données personnelles ?

 

Nous collectons des données personnelles auprès de vous lorsque :

  • Vous vous connectez au site
  • Vous mettez à jour vos données personnelles 
  • Vous effectuez une demande directement sur notre site internet 
  • Vous nous transmettez par notre site internet, des documents pour le traitement de votre demande

 

6. Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

 

Nous traitons les données personnelles suivantes :

  • données relatives à votre IDENTITÉ dont : votre civilité, votre nom, votre prénom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou votre adresse de courrier électronique, 
  • données ECONOMIQUES ET FINANCIÈRES dont : données bancaires ou postales, mandat SEPA rempli, dette de loyer, charges et loyers, attestation d’assurance, demande de prélèvement sur ordre  
  • données TECHNIQUES dont : votre adresse IP 
  • données relatives aux COOKIES vous concernant.
  • données statistiques concernant votre activité sur nos pages de réseaux sociaux : YouTube, twitter, blog Polylogis. Pour plus d’information voir ci-dessous).  

 

Complément d’information :

Votre bailleur aura la possibilité d’exploiter les numéros de téléphone et les adresses mails fournis par les titulaires du bail ou ses représentants ou complétés dans l’espace locataire, à des fins de communication avec le client et dans le cadre de la gestion du bail. Cela concerne donc :

  • la vie du bail et de la résidence,
  • la gestion et le suivi des rapports locatifs,
  • les interventions techniques dans le logement et les rendez-vous avec les prestataires du bailleur,
  • le suivi de vos demandes ou réclamations,
  • la réalisation des enquêtes obligatoires relatives à l’Occupation du Parc Social (OPS) et au Supplément de Loyer Solidarité (SLS),
  • la réalisation d’enquêtes de satisfaction clients le long du parcours résidentiel.

 

Ces communications n’ont pas pour objet la prospection commerciale ou la promotion de l’image du bailleur.

Vous avez la possibilité à tout moment, d’ajouter, de modifier ou de supprimer vos coordonnées personnelles (numéro de téléphone, email)  depuis votre Espace locataire.

 

 

7. Quelles sont les finalités de la collecte de vos données personnelles ?

 

Les traitements de données personnelles réalisés par les entités légales du groupe Polylogis s’appuient tous sur une base légale définie ci-dessous. 

Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur le contrat :

 

Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur l’intérêt légitime du responsable de traitement :

  • La gestion des sollicitations ou demandes d’information que vous auriez transmises aux  services du responsable du traitement. 
  • La réalisation d’enquêtes et statistiques nécessaires au suivi et l’amélioration de la qualité de vie dans la résidence.

Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur votre consentement qui a été obtenu préalablement à la création de votre compte sur l’espace locataire :

  • La réalisation de statistiques de mesures de fréquentation du site internet 

  

8. A qui vos données sont transmises ?

 

Toutes les informations collectées sont réservées à l’usage des services concernés du bailleur et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires suivants : 

  • les services internes dédiés en fonction de la demande et/ou information communiquée des entités légales du Groupe Polylogis ;
  • les sous-traitants habilités contractuellement tels que les entreprises prestataires de travaux ; 
  • le syndic de copropriété si nécessaire ;
  • les organismes et institutions habilités par la loi dont ceux liés au logement social tels que : les autorités de contrôles, les instances et organismes sociaux compétents (tel que le fond de solidarité pour le logement), les organismes fiscaux.

 

Tous ces destinataires auront accès aux seules données strictement nécessaires à l’exercice de leur mission. 

 

 9. Quels sont mes droits sur mes données personnelles et comment les exercer ?

 

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et à la réglementation européenne sur la protection des données personnelles, vous disposez de droits sur les données vous concernant.

► Droit d’accès

 Vous avez le droit de demander confirmation au responsable de traitement que vos données font bien l’objet d’un traitement et obtenir les informations relatives à ce traitement (finalités, destinataires etc…).

► Droit de rectification et d’effacement des données

Vous pouvez demander la rectification de vos données lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes. 

Vous pouvez demander l’effacement de vos données dans certaines situations, lorsque par exemple vous vous êtes opposé au traitement ou lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

► Droit à la limitation du traitement

Ce droit peut s’exercer dans plusieurs situations. Vous pouvez par exemple demander la limitation du traitement que nous opérons sur vos données pendant la période de vérification de l’exactitude de vos données par le responsable de traitement ou bien préférer la limitation du traitement à l’effacement de vos données.

► Droit d’opposition au traitement

Le droit d'opposition peut s’exercer à tout moment au traitement dans les situations suivantes :

  • Lorsque les données sont traitées à des fins de prospection commerciale
  • Lorsque votre situation particulière justifie la fin du traitement
  • Lorsque le traitement de vos données est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par les entités du groupe Polylogis
  • Lorsque le traitement de vos données est fondé sur le profilage.

 

Le cas échéant, vos données personnelles ne seront plus traitées, à moins de démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant que le traitement prévaut sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

 

► Droit à la portabilité de vos données

Vous avez le droit de demander à l’entité de vous transmettre les données personnelles qui vous concernent et que vous avez fournies. L’entité du groupe Polylogis vous les fournira dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

 ► Droit de définir le sort de vos données après le décès

 Vous avez la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

► Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (la Commission Nationale Informatique et Libertés)

 Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous considérez que le traitement de données personnelles qui vous concerne constitue une violation à la législation française en matière Informatique et Liberté, au Règlement Européen sur la Protection des Données personnelles.

CNIL : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07  

 

► Comment exercer vos droits ?

 Pour exercer ces droits, il faut contacter le délégué à la protection des données de votre société bailleur.  

Pour la société Logirep :

  • Par email à : dpo.logirep@polylogis.fr
  • ou par courrier : « A l’attention du Délégué à la Protection des Données de Logirep, 127 rue Gambetta 92150 Suresnes Cedex ».

 Pour la société LogiOuest :

  • Par email à : dpo.logiouest@polylogis.fr
  • ou par courrier : « A l’attention du Délégué à la Protection des Données de LogiOuest, 13 boulevard des Deux Croix CS 83029 49017 Angers Cedex 02 ».

 Pour la société Scalis :

  • Par email à : dpo.scalis@polylogis.fr
  • ou par courrier : « A l’attention du Délégué à la Protection des Données de Scalis,  14/16 rue Saint Luc - BP 315 - 36006 Châteauroux Cedex ».

 

 Pour la société Trois Moulins Habitat :

  • Par email à : dpo.tmh@polylogis.fr
  • ou par courrier : « A l’attention du Délégué à la Protection des Données de Trois Moulins Habitat, 60 rue des Meuniers BP 1826 77950 Rubelles».

 

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données, le courrier de demande doit être signé et une copie (scannée si c’est par voie électronique) de la pièce d’identité de la personne exerçant ses droits doit être jointe.

 

 10. Quels sont les cookies utilisés et comment les gérer ?

 

Dans un souci d'information et de transparence, l’ensemble des filiales du Groupe Polylogis  dont LogiRep, LogiOuest, Scalis et Trois Moulins Habitat, a défini la présente politique de cookies afin de permettre à l'utilisateur d'en savoir plus sur l'origine et la finalité des informations de navigation traitées à l'occasion de sa consultation du site de « l’Espace locataire » et sur ses droits.

 

► En quoi consiste les cookies ?

 

Les cookies sont des fichiers  texte déposés temporairement par une entreprise sur votre ordinateur, tablette ou smartphone (mais aussi dans certains cas, dans votre navigateur web) lors de votre navigation sur internet qui permet d’enregistrer des informations qui sont renvoyées au site web concerné.

Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que vous vous y re-connecterez.

Les cookies ont de multiples usages : ils peuvent servir à mémoriser votre identifiant client auprès d'un site marchand, le contenu courant de votre panier d'achat, tracer votre navigation pour des finalités statistiques ou publicitaires, etc.

 

► Quels sont les différents types de cookies utilisés ?

 

 Le Groupe Polylogis (dont LogiRep, LogiOuest, Scalis et Trois Moulins Habitat) utilise des cookies qui peuvent être classés en plusieurs catégories.

  • Les cookies indispensables à la navigation et les cookies fonctionnels.

Sans eux, vous ne pourriez tout simplement pas naviguer et utiliser les différentes fonctionnalités des sites visités, comme l'espace personnel par exemple.

Ces cookies nous permettent aussi d’adapter  la présentation de nos sites aux préférences d'affichage de votre terminal (langue utilisée, résolution d'affichage), gérer des paniers, conserver les choix en matière de consentement aux cookies, gérer des sessions de connexion à votre compte client, des preuves d’authentification pour la fonction « se souvenir de moi », suivre les performances techniques de nos site et applications, de détecter des problèmes pouvant impacter l’expérience de l’Utilisateur afin de les corriger et de sécuriser la plateforme.

Ces cookies ne sont pas soumis au consentement de l’utilisateur.

 

 

  • Les cookies de mesures d’audience, aussi appelés « cookies analytiques » sur l’Espace locataire :

Ces cookies sont déployés afin d’obtenir des informations sur votre navigation. Ils permettent notamment de comprendre comment vous êtes arrivés sur votre Espace Locataire, d’établir des statistiques sur la fréquentation et la performance de notre site.

Cela nous permet ensuite d’améliorer la présentation du site et de l’information diffusées.

Par le dépôt de ces cookies, Google recueillera diverses informations afin d'émettre des rapports sur l’expérience utilisateur de notre site Internet. Les données personnelles issues des cookies seront donc transférées aux États-Unis. Google a signé les Clauses contractuelles types de l’Union Européenne afin de s’engager à protéger les données personnelles conformément aux exigences de ce contrat.

Ces cookies sont soumis au consentement du visiteur.

 

 

  • Les cookies  de YouTube

Ce service place des cookies au sein de l'ordinateur des utilisateurs dans le but :

•        d'optimiser l'utilisation du service de vidéo par ses utilisateurs ;

•        d'enregistrer les données nécessaires à la lecture de contenus audio vidéo, telles que la qualité de l'image, les paramètres de mise en mémoire tampon, et de vitesse de connexion au réseau.

Nous vous recommandons de consulter la politique de confidentialité de YouTube (Paramètres de confidentialité et autres paramètres de YouTube - Comment fonctionne YouTube) afin de prendre connaissance des finalités d'utilisation, notamment publicitaires, et des informations de navigation qu'ils peuvent recueillir. Cette politique doit notamment vous permettre d'exercer vos choix en paramétrant vos comptes d'utilisation.

 

 

► Comment gérer les cookies sur votre espace locataire ?

 

  

 

11. Combien de temps mes données sont-elles conservées ? 

 

Les informations sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités indiquées ci-dessus à savoir : le temps de la relation contractuelle et jusqu’à l’extinction complète des obligations contractuelles ou légales des parties. Ces données peuvent ainsi être conservées afin de permettre au bailleur d’exercer une action en justice.

 Toutes ces données font l’objet d’un archivage afin de répondre à une obligation légale ou réglementaire, pour notamment permettre :  

  • la réalisation d’un contrôle de l’Agence nationale de contrôle du logement social (ANCOLS)  sans pouvoir dépasser 6 ans à compter de la fin du bail ou du paiement complet des loyers et charges dus au bailleur ;
  • le respect d’une obligation de conservation comptable ou fiscale.  

 

12. Comment sont protégées vos données personnelles ? 

 

Un certain nombre de mesures et d'outils de sécurité sont mis en place afin de s’assurer que les données personnelles en notre possession sont protégées contre la réalisation accidentelle ou non, de toute destruction, divulgation, perte ou altération de vos données. Les mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées sont prévues dont : le recours à un certificat de sécurité HTTPS sur toutes les pages du site, des sauvegardes régulièrement afin d’assurer une continuité de service, des mises à jour des composants des serveurs.

 Enfin, les données collectées sont exclusivement celles nécessaires à la réalisation des finalités indiquées ci-dessus et celles-ci sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire à la réalisation de ces finalités.

 

 

 13. Mise à jour :  

 

Le responsable de traitement peut être amené à mettre à jour ce document à tout moment en raison notamment de la mise en œuvre de nouveaux services ou technologies ou l’évolution du cadre législatif et réglementaire.

 Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication du nouveau document sur notre site internet https://espacelocataire.polylogis.fr

 

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